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Importer vos bases produits

Fobco dispose de plusieurs méthodes pour importer vos produits. Pour certains fournisseur, l'importation est complément automatisée, il suffit de lancer une mise à jour via le bouton depuis la Gestion des catalogues.

Pour les autres cas de figures, l'importation se fait par des fichiers Microsoft Excel (ou compatible).

L'importation de produit est accessible depuis le menu latéral: Produits > Importation de produits .

Importation d'une base produits

La base produits constituée est la partie essentielle pour importer vos produits dans Fobco. Vous devez dans un premier temps récupérer le modèle de fichier Importation de base produits disponible en bas de la page dans la section Modèles d'importations.

C'est un fichier Excel qui contient au minimum 2 onglets :

  • Onglet Tarifs : votre base produits
  • Onglet Aide : la documentation de référence pour connaître la correspondance des colonnes.

Important

Vous ne devez pas supprimer ni renommer les onglets, sinon le fichier ne sera pas reconnu par Fobco.

Constitution du fichier

produits_import_model_xls.png

L'onglet Tarifs contient plusieurs colonnes, seules les colonnes en orange sont nécessaires pour permettre l'importation de vos produits :

  • Code_Produit : la référence de votre produit, elle sera utilisée par Fobco pour identifier le produit. Si vous utilisez un code différent de celui de votre fournisseur, renseigner le code produit du fournisseur dans la colonne Code Produit Fournisseur.
  • Désignation : la description de votre produit.
  • Prix Achat : prix d'achat ou prix de revient.
  • Prix Public : le prix de vente de votre produit.
  • TVA: le taux de TVA à appliquer. Si vous vendez dans plusieurs pays avec différents taux, renseigner le taux de votre pays d'imposition. Fobco fera la transcription dans les autres pays.

Construisez votre fichier de produits en utilisant ce fichier. Pour les colonnes supplémentaires, vous pouvez consulter l'onglet Aide.

Chargement du fichier

Une fois votre fichier constitué, rendez-vous sur la page depuis le menu latéral : Produits > Importation de produits .

Sélectionnez votre fichier en utilisant le bouton dédié. (Ce champ peut changer de nom en fonction du navigateur).

produits_import_file.png

Puis cliquez sur le bouton Télécharger le ficher pour commencer l'envoi du fichier.

Note

Selon votre connexion et la taille du fichier, cette opération peut prendre plusieurs minutes.

Sélection du catalogue cible

Une fois le fichier téléchargé, Fobco procède à une première analyse rapide pour déterminer le type de fichier. Si votre fichier est correct, Fobco vous affiche la fenêtre de sélection du catalogue cible pour ces produits.

produits_import_produits_01.png

Vous devez alors sélectionner le Catalogue cible pour les produits, puis lancer le traitement du fichier en utilisant le bouton Lancer le traitement du fichier.

Fobco va alors procéder à l'analyse et au chargement complet du fichier.

Note

Selon la taille du fichier (nombre de lignes), cette opération peut prendre plusieurs minutes.

Les nouveaux produits sont alors chargés dans le SAS d'importation.

Confirmation de traitement

Une fois l'analyse et le chargement terminé, le résultat est affiché :

produits_import_produits_01.png

Vous pouvez alors :

Mise à jour des tarifs de ventes

L'importation de votre base produits vous permet de mettre à jour l'intégralité de votre base. Si le besoin est juste de mettre à jour les prix d'achats ou de ventes, la mise à jour des tarifs de ventes est plus adaptée.

Vous devez dans un premier temps récupérer le modèle de fichier Importation d'une colonne tarif spécifique disponible en bas de la page dans la section Modèles d'importations.

Comme pour la base produits, ce fichier Excel contient au minimum 2 onglets :

  • Onglet Tarifs : votre base produits
  • Onglet Aide : la documentation de référence pour connaître la correspondance des colonnes.

Important

Vous ne devez pas supprimer ni renommer les onglets, sinon le fichier ne sera pas reconnu par Fobco.

Constitution du fichier

produits_import_model_xls_2.png

L'onglet Tarifs doit contenir au minimum 2 colonnes :

  • Code_Produit : la référence de votre produit, elle sera utilisée par Fobco pour identifier le produit. Si vous utilisez un code différent de celui de votre fournisseur, renseignez le code produit du fournisseur dans la colonne Code Produit Fournisseur.
  • Tarif 1 : Le tarif que vous voulez importer.

Seule la première colonne Code_Produit doit garder le nom. Les autres colonnes peuvent être supprimées, renommées ou ajoutées. Un maximum de 8 colonnes est supporté par Fobco.

Le contenu possible pour ces colonnes :

  • Une colonne de tarifs de ventes supplémentaires. Fobco contient par défaut les noms de tarifs suivants : E, M , G, N, Sco, P1, P2, P3, P4. Ils peuvent être renommés via les Réglages Système, section Catalogues & Tarifs.

  • l'éco-contribution si applicable.

  • Le poids unitaire exprimé en kg des produits, avec 3 décimales.
  • La taxe copie privée si applicable.
  • Le prix d'achat.
  • La page catalogue.

Note

Les colonnes sans valeur dans la première case (seconde ligne en partant du haut) sont ignorées à l'importation.

Construisez votre fichier de produits en utilisant ce fichier. Pour les colonnes supplémentaires, vous pouvez consulter l'onglet Aide.

Chargement du fichier

Une fois votre fichier constitué, rendez-vous sur la page depuis le menu latéral : Produits > Importation de produits .

Sélectionnez votre fichier en utilisant le bouton dédié. (Ce champ peut changer de nom en fonction du navigateur).

produits_import_file.png

Puis cliquez sur le bouton Télécharger le ficher pour commencer l'envoi du fichier.

Note

Selon votre connexion et la taille du fichier, cette opération peut prendre plusieurs minutes.

Pré-analyse et options d'importation

Une fois le fichier téléchargé, Fobco procède à une première analyse rapide pour déterminer le type de fichier. Si votre fichier est correct, Fobco vous affiche la fenêtre de sélection du catalogue cible, ainsi que le formulaire de liaison des correspondances avec les colonnes de votre fichier.

produits_import_produits_03.png

Vous devez alors sélectionner le Catalogue cible pour les produits.

Pour la correspondance des colonnes, si votre colonne porte le même nom que le tarif que vous souhaitez importer, Fobco fait la liaison directement. Dans le cas contraire, vous devez sélectionner le tarif cible pour la colonne.

Important

Si vous laissez Sélectionner..., la colonne sera ignorée.

Puis lancer le traitement du fichier en utilisant le bouton Lancer le traitement du fichier. Fobco va alors procéder à l'analyse et au traitement complet du fichier.

Note

Selon la taille du fichier (nombre de lignes), cette opération peut prendre plusieurs minutes.

Confirmation de traitement

Une fois l'analyse et le chargement terminé, Fobco vous indique combien de produits ont été identifiés et mis à jour depuis le fichier.

produits_import_produits_03.png

Mise à jour informations complémentaires

En plus des données produits de base (références, désignation, ...), vous pouvez ajouter certaines informations complémentaires pour chaques produits.

Vous devez dans un premier temps récupérer le modèle de fichier Importation des informations complémentaires disponible en bas de la page dans la section Modèles d'importations.

Comme pour la base produits, ce fichier Excel contient au minimum 2 onglets :

  • Onglet Tarifs : votre base produits
  • Onglet Aide : la documentation de référence pour connaître la correspondance des colonnes.

Important

Vous ne devez pas supprimer ni renommer les onglets, sinon le fichier ne sera pas reconnu par Fobco.

Constitution du fichier

produits_import_model_xls_2.png

L'onglet Tarifs doit contenir au minimum 2 colonnes :

  • Code_Produit : la référence de votre produit, elle sera utilisée par Fobco pour identifier le produit. Si vous utilisez un code différent de celui de votre fournisseur, renseignez le code produit du fournisseur dans la colonne Code Produit Fournisseur.
  • Colonne 1 : l'information complémentaire que vous voulez importer.

Seule la première colonne Code_Produit doit garder le nom. Les autres colonnes peuvent être supprimées, renommées ou ajoutées.

Le contenu possible pour ces colonnes :

  • Désignation longue : si vos produits comportent une désignation courte (en abrégé), vous pouvez aussi charger une version longue. Vous pourrez alors choisir d'utiliser l'une ou l'autre dans vos documents.
  • La fiche description du produit : pour ajouter un texte complet comprenant les détails du produits, sur plusieurs lignes.
  • Le Code Douane : le code douane du produit.
  • Origine du produit, utilisant le code pays ISO sur 2 caractères. (voir Codes ISO).
  • Adresse URL de l'image : si pour chaques produits, des images sont disponibles sur un site public, indiquez le lien pour y accéder.

Attention

En cas d'utilisation d'images à partir d'un autre site ou hébergement, assurez-vous de posséder les droits d'utilisation des images.

Note

Les colonnes sans valeur dans la première case (seconde ligne en partant du haut) sont ignorées à l'importation.

Chargement du fichier

Une fois votre fichier constitué, rendez-vous sur la page depuis le menu latéral : Produits > Importation de produits .

Sélectionnez votre fichier en utilisant le bouton dédié. (Ce champ peut changer de nom en fonction du navigateur).

produits_import_file.png

Puis cliquez sur le bouton Télécharger le ficher pour commencer l'envoi du fichier.

Note

Selon votre connexion et la taille du fichier, cette opération peut prendre plusieurs minutes.

Pré-analyse et options d'importations

Une fois le fichier téléchargé, Fobco procède à une première analyse rapide pour déterminer le type de fichier. Si votre fichier est correct, Fobco vous affiche la fenêtre de sélection du catalogue cible, ainsi que le formulaire de liaison des correspondances avec les colonnes de votre fichier.

produits_import_produits_05.png

Vous devez alors sélectionner le Catalogue cible pour les produits.

Pour la correspondance des colonnes, si votre colonne porte le même nom que l'information que vous souhaitez importer, Fobco fait la liaison directement. Dans le cas contraire, vous devez sélectionner la cible pour la colonne.

Important

Si vous laissez Sélectionner..., la colonne sera ignorée.

Puis lancez le traitement du fichier en utilisant le bouton Lancer le traitement du fichier. Fobco va alors procéder à l'analyse et au traitement complet du fichier.

Note

Selon la taille du fichier (nombre de lignes), cette opération peut prendre plusieurs minutes.

Confirmation de traitement

Une fois l'analyse et le chargement terminés, Fobco vous indique combien de produits ont été identifiés et mis à jour depuis le fichier.

produits_import_produits_06.png