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Interface d’Edition de documents

Pour chaque type de documents, vous disposez d'une interface d'édition qui est organisée selon la structure suivante :

Edition_vue_globale

Du haut de la page vers le bas, les sections sont :

  • Navigation : Titre et type de document.
  • Workflow : Etat du document dans le workflow
  • Bloc informations : toutes les informations et réglages du document.
  • Corps du document : la liste des produits, et éventuellement les autres documents attachés à ce document.
  • Bloc totaux : Toutes les informations relatives aux frais, totaux.
  • Boutons actions : les boutons permettant d'agir sur le document.

Edition titre et navigation

La partie haute du document contient les informations suivantes :

Sur la droite

  • 1ère ligne : le type de document, le numéro du document. Exemple : Devis num. 134
  • 2nde ligne : les informations sur le client (code client, raison sociale) et le tarif de vente associé au client.

Sur la partie gauche, le chemin de navigation :

Edition chemin

Le chemin de navigation vous indique dans quelle section la page se trouve, il est organisé de la façon suivante :

  • Votre nom de société. Un clique sur le nom vous ramène à la page d'accueil.
  • La section du type de document où vous vous trouvez. (Exemple: Gestion des devis, Gestion des factures). En cliquant sur cette partie, vous serez ramené sur le tableau de gestion.
  • Le client auquel est attaché ce document. Un clique dessus vous affiche le menu de navigation rapide du client.

Edition quick navigation

  • Le document en cours.

Workflow

Le workflow matérialise les différentes étapes de validation et de gestion du document. Chaque document a son propre workflow.

Ci-dessous, deux exemples de workflow différents :

Workflow pour Devis
Workflow pour Factures

Le passage d'un état à l'autre du workflow dépend des actions que vous ou le système effectue sur le document. Certaines fonctionnalités Fobco mettent à jour le workflow du document en fonction des évenements.

Bloc informations

Cette partie contient toutes les informations importantes du document.

Edition bloc information

Le bloc d'informations diffère d'un type de document à l'autre, mais en règle générale, il est organisé de la façon suivante :

  • A gauche : les informations de bases telles que le numéro de document, le propriétaire, le catalogue produits de base, les dates de validité, réception, etc.
  • Au centre : le choix du destinataire / contact, les adresses de facturation, livraison, le régime de taxation (HT, TTC).
  • A droite : les références du document, les options.

Note

Le statut de votre document et vos droits d'accès déterminent les parties modifiables ou non du document.

Modification du contact / destinataire

Si vous cliquez sur le contact dans la partie centrale, une fenêtre de gestion des contacts s'ouvre.

Modification du contact / destinataire

Cette fenêtre vous donne accès au répertoire de contacts de la fiche client associée au document. Par défaut, c'est le contact principale qui est utilisé à la création du document.

Vous pouvez changer de contact en cliquant sur celui de votre choix. Vous pouvez aussi ajouter un nouveau contact directement sans sortir du devis, ou le modifier en cliquant sur le bouton modifier en face du contact.

Note

Toutes les modifications de contacts sont liées à la fiche client et ne sont donc pas limitées au document en cours.

Modification des adresses

De la même façon que pour le contact, vous pouvez agir sur l'adresse de facturation ou livraison en cliquant dessus.

Modification des adresses

Le fonctionnement est identique aux contacts, le carnet d'adresses de la fiche client est affiché et vous pouvez sélectionner une autre adresse, ajouter ou modifier.

Les modifications sont aussi directement faites dans la fiche client.

Modification régime de taxation

En dessous des adresses, se trouve l'information du régime de taxation à appliquer au document.

Modification régime de taxation

Cette fenêtre vous permet de définir le régime à appliquer au document. Ces paramètres sont déjà définis dans la section Données comptables de la fiche client, mais vous pouvez les modifier pour le document en cours.

Note

Le passage d'un document en HT ou TTC modifie la règle de calcul des arrondis de TVA.

Important

Le système sait appliquer des taux de taxation différents en fonction de votre pays, celui du client et votre régime fiscale. Tous ces paramètres nécessitent des règlages préalables de votre système. Contactez l'assistance si besoin.

Corps du document

Edition Corps du document

Le corps du document contient les lignes de produits et les informations de prix. C'est là que vous pouvez consulter, modifier le contenu de votre document.

Note

Les documents ne sont modifiables qu'en fonction de leur workflow.

Le corps du document s'organise de la façon suivante :

Partie supérieure :

  • L'onglet details du document, puis les onglets des documents liés à ce document, et pour certains types de documents, les fichiers joints.
  • Un moteur de recherche rapide de produits (et d'ajout en cliquant sur le résultat)
  • Le choix des colonnes

Ensuite vient le tableau contenant les lignes à proprement dites.

Puis une ligne avec les différents boutons et options du document.

Et enfin la ligne avec la légende des différents symboles.

Onglets

Edition Onglets

Les onglets vous indiquent si le document a d'autres documents qui lui sont liés. Dans l'exemple ci-dessus, le devis a une offre de prix liée, et un fichier attaché.

Les petits indiquateurs vous donnent le nombre de documents associés. En cas d'erreur sur un document lié, l'étiquette apparaît en rouge.

Vous pouvez afficher la liste des documents en cliquant sur l'onglet. Puis ouvrir le document en cliquant directement sur celui-ci dans la liste qui apparaît.

L'onglet pièces jointes, représenté par l'icône trombone, a un fonctionnement particulier car il permet d'importer directement un fichier dans le document. Cette option n'est pas disponible pour tous les types de documents.

Recherche rapide

Edition Recherche rapide

Sur la partie droite, vous trouvez la zone de recherche rapide (en mode édition de documents) qui vous permet de faire une recherche dans vos bases produits et ajouter directement.

La recherche rapide se déclenche à partir de 3 caractères saisis. Vous pouvez taper directement une référence, ou chercher à partir de mots-clés.

Edition Recherche rapide

Dans l'exemple ci-dessus, le mot agraphe retrouve 2 types de résultats, symbolisés par le trait de séparation :

  • En partie haute, le résultat de recherche dans le Top Ventes du client (lire encadré ci-dessous).
  • En dessous du trait, le résultat de la recherche normale dans vos bases produits.

Note

Le Top Ventes contient tous les produits achetés par le client sur les 24 dernières mois (ce paramètre est modifiable), il est généré automatiquement pour le client et accessible depuis la fiche client.

Bouton Colonnes

Ce bouton vous permet d'accéder à la fenêtre de modification d'affichage des colonnes. Chaque type de document a son affiche propre qui est mémorisé.

Bloc listing

C'est dans cette partie que vous saisissez vos lignes de produits.

Edition Body Edit

Sur un document vide, seule une nouvelle ligne apparaît vous laissant le choix de :

  • Ajouter un produit à partir de la recherche rapide.
  • Taper la référence exacte du produit dans la première case (colonne Réf. Produit) puis la touche Entrée ou Tab de votre clavier.
  • Taper une ligne de textes en rentrant le texte dans la case la plus à droite.

Note

La première colonne identifiée par # correspond au numéro de ligne.

Ajout de produits par saisie de la Réf. Produits

Lorsque vous choisissez de tapez directement la référence produits, lors de la validation de votre saisie (lorsque le curseur quitte la case), le système va effectuer une recherche dans vos bases produits selon la logique suivante :

  • Recherche dans le stock en premier.
  • Recherche dans le catalogue produits de base (voir section Bloc informations).
  • Recherche dans les catalogues produits parents du catalogue produits de base.
  • Recherche dans le catalogue général.
  • Recherche dans toute la base et retourne au premier résultat disponible.

Note

Les catalogues produits peuvent être imbriqués avec une notion de parent / enfant. Un catalogue enfant possède tous les produits qu'il contient plus ceux de son parent. Si un produit existe dans les deux, c'est celui de l'enfant qui prévaut.

Cette fonctionnalité permet de gérer des conditions d'achats, promotions, tout en conservant l'intégralité des bases produits.

Suite à la recherche, deux cas de figures sont possibles :

  • Le système a identifié le produit dans vos bases :

Edition Body Add Success

La ligne correspondant à votre produit est complétée avec les informations issues de votre base de données, les cases en surbrillance bleues sont modifiables (ex. cate Qte, HT. Unit).

Pour les autres cases telles que la désignation, vous pouvez les modifier en effectuant un double clique dessus. La ligne est alors débraillée par rapport à vos bases produits. Les modifications faites sur cette ligne ne seront pas enregistrées dans vos bases, mais seulement dans le document.

Note

Dans l"exemple ci-dessus, la colonne HT Net ne correspond pas à la colonne HT Brut. Cela est dû à l'ajout de taxes sur ce produit, telles que l'éco-contribution. Il vous suffit d'afficher la colonne (voir Bouton Colonnes) pour voir et modifier cette information.

  • Le système n'a pas trouvé le produit, il vous propose alors de rentrer manuellement les informations

Edition Body Add Manual

La ligne entière apparaît alors en surlignage bleu, pour vous indiquer que c'est une ligne de saisie manuelle des données. Les informations ne seront donc pas issues de vos bases produits.

Suppression d'une ligne

Pour supprimer une ligne, vous avez deux méthodes :

  • Placer le curseur sur la ligne souhaitée, puis appuyer sur la touche suppr de votre clavier, une fenêtre de confirmation s'ouvre alors.
  • Sélectionner la ligne en cochant la ou les cases correspondantes puis en utilisant le bouton Supprimer en bas du tableau.

Modification d'une ligne

Pour modifier une ligne, il vous suffit de cliquer sur les cases avec un texte en surbrillance bleu. Les cases en noir ne sont pas modifiables.

La saisie est prise en compte lorsque vous quittez la case. Si vous voulez annuler, utiliser la touche echap de votre clavier.

Bloc totaux

Edition Totaux

Le bloc totaux regroupe les indications financères du document, le sous-total, les remises, les taxes et les indications de frais et de marges.

Pour certains documents, vous y trouvez :

  • Le champ de Remise, pour saisir une remise globale sur le document. La remise peut etre saisie en valeur, mais sera toujours calculée à partir du pourcentage.

Note

Pour faire une remise en valeur fixe, il est préférable de la saisir directement dans le corps du document en ajoutant une ligne remise, puis le montant exacte.

  • Le champ Frais de port HT pour saisir les frais de port applicables au document.

  • Le champ Acompte pour saisir le montant de l'accompte demandé.

Sur la partie tout à droite du bloc, vous trouvez les informations suivantes :

  • Le Total PA : le total du prix d'achat brut de votre document, issue de vos bases et des lignes saisies.
  • La Marge brute : calculée à partir du sous-total HT (+ éco-contribution et taxes diverses hors TVA).
  • Les Frais divers : calculés par votre système, tels que les frais de port fournisseur (si vous faites livrer directement chez le client).
  • La Marge nette : soit le total net HT - le total PA - les frais divers.

Boutons

Edition Boutons

Boutons génériques

Certains boutons sont présents sur plusieurs types de document et ont toujours le même rôle :

Boutons Rôles
Bouton retour Bouton de retour à l'étape de validation précédente ou annulation du document.
Bouton nouveau Nouveau : vous permet de créer un nouveau document, pour le même client.
Bouton cloner Cloner : fait un clone du document pour le même client. Sont copiés les réglages, les lignes. Les prix sont mis à jour à partir des bases produits.
Bouton copier Copier : identique au précédent, mais pour copier le document vers un autre client.
Bouton Imprimer Imprimer : ouvre la fenêtre de sélection d'impression.
Bouton Email Envoi email : vous permet d'envoyer le document par mail au destinataire.
Bouton Partage Partager : ouvre la fenêtre de partage du document.
Bouton Export Export CSV : exporte le contenu du document dans un fichier CSV.
Bouton Valider Valider : permet la validation de l'étape du workflow et la passage à la suivante.

Boutons contextuels

Plusieurs boutons existent en plus des boutons génériques. L'affichage et la fonctionnalité liés au bouton dépendent du document, de l'étape dans le workflow et de vos niveaux d'accès.