Règles de gestion devis
Un devis engage l'entreprise. Il est donc important de s’assurer que celui-ci ne représente pas un risque ou une perte financière. Pour se faire, Fobco intègres des mécanismes de contrôles, des règles de gestion. Si le document n’est pas conforme, une approbation / confirmation est obligatoire.
- Confirmation s’il s’agit du dirigeant ou le manager.
- Approbation s’il s’agit d’un commercial.
Dans les deux cas, l’action est mémorisée et peux servir de preuve en cas de litige interne.
Fonctionnnent des règles
A la ligne
Fobco peut effectuer un contrôle sur chaque ligne en comparant le prix de ventes au prix d'achat (PA) ou au prix de reviens commercial (PRC).
La couleur de la ligne change alors:
- En orange si le prix de vente HT est inférieur au PRC.
- En rouge si le prix de vente HT est inférieur au PA.
Ces contrôles sont automatiques et il faut activer la règle de gestion correspondante pour que cela implique une validation.
Au pied de document
Une autre méthode de contrôle, dans le cas d'un long devis, est de fixer un seuil de marge minimum en bas de document.
La marge minimum est exprimée en pourcentage, une validation devenant nécessaire si le seuil n'est pas atteint.
Exemple:
Vous obligez une marge minimum de 5% sur tous les devis. Une validation est alors nécessaire si la marge est inférieure.
Validation
Si un document nécessite une validation, celui-ci passe à l’étape En l’attente de contrôles dans le Worflow.
Le manager vois alors apparaitre un compteur rouge dans le menu latéral, sur l'entrée Devis. En développant le menu devis, le compteur en rouge apparait sur le sous-menu Devis à contrôler.
Ce menu donne accès à la liste des devis nécessitant une validation.
Pour valider un devis, vous devez ouvrir le document, puis utiliser le bouton Valider ce devis en bas à droite.
Réglages
Pour modifier les règles, ouvrez les Réglages système, menu Devis / Offres, puis section Règles de contrôles des Devis et Offres
