Facturer

Cette procédure décris comment créer une facture a partir de votre devis, commande ou bon de livraison.

En fonction des options et modules activés dans votre Fobco, certains cas de figures décris dans cette documentation peuvent ne pas etre disponible.

Facturation d'un devis

Pour transformer un devis en facture, ouvrer votre devis qui doit etre en état Accepté. Si le devis n'est pas dans cette étape du Workflow, valider les étapes jusqu'a ce que cela correponde.

Puis en bas a gauche, cliquer sur l'icone :caret-down: du bouton pour afficher le menu suivant:

Note

Pour certaines configuration, c'est l'option Facturer qui apparait directement sur le bouton.

Vous obtenez alors la fênetre de confirmation suivante:

Il n'y a pas d'étapes intermédiaire, la facture est directement créée avec vos options par défaut:

• Délai de paiement
• Mode de réglement
• Adresse de facturation du devis
• Contact de facturation définis dans la fiche client.

Facturation d'une commande

Pour facturer une commande, celle-ci doit se trouver à l'étape Livrée du Workflow.

Vous pouvez afficher toutes les commandes facturables en utilisant le filtre rapide du menu latéral: Commandes > Par état > Facturable

Une vignette vous indique le nombre de document que vous pouvez facturer. Cliquer sur la commande que vous souhaitez facturer.

Un bouton Facturer est disponible en bas a gauche du document. Certaines options supplémentaires peuvent etre disponibles en affichant le sous-menu du bouton. Pour cela, cliquer sur l'icone :caret-down: du bouton. Les options disponibles sont:

• Créer une facture individuelle: pour éviter tout regroupement avec d'autres commandes facturables.
• Rattacher à une facture: possible que si la facture est du même client, en état édition et à la date du jour.
• Grouper avec d'autres commandes: recherche si d'autres commandes sont facturables et vous propose de les regrouper dans une seule facture.

Le bouton Facturer actionne les mécanismes de facturation conforméments aux paramètres de la fiche client et de vos réglages.

Note

Si à la place du bouton Facturer vous avez un bouton rouge Cloturer, c'est que votre Fobco à détecté que votre commande est déjà facturé par un autre biais, tel que les bon de livraison. La cloture de la commande ne déclenche pas de création de nouvelle facture.

Facturation d'une commande seule

Le déclenchement de la facturation de la commande vous fait accéder à la fenetre suivante:

Le numéro et date de facture ne sont pas modifiable, car ceux-ci doivent etre chronologique. Une fois une facture validé, il n'est pas possible de la modifié.

Selon vos option, vous aurez soit:

• La date de prestation à indiquer sur la facture
• La date de livraison de la marchandise à indiquer sur la facture.

Puis vous trouver la date d'échéance calculé de votre facture. La date est calculé à partir de vos réglages globals et les options de la fiche client.

Note

Le réglage de base de toutes les nouvelles installations Fobco est un délai de paiement à 30 jours net, conformément à la règlementation.

Regroupement de commandes

Si vous avez plusieurs commande à l'étape Livrée du Workflow, vous pouvez décider de les regrouper dans une seule facture.

Pour cela, ouvrer le sous-menu du bouton Facturer via l'icone :caret-down:, puis sélectionner l'option Grouper avec d'autres commandes.

Vous devez sélectionner en subrillance la liste des commandes que vous souhaitez regroupé dans la facture, puis valider. S'affichera alors l'ecran de validation de la facture.

Note

Si vous activer l'option Autorisé le regroupement des commandes depuis les options Facturation de la fiche client, cette page vous sera proposer même si vous utilisez le bouton Facturer.

Facturation bon de livraison

Le fonctionnement est identique à la facturation par bon de commandes. Vous pouvez trouver les bons de livraison depuis le menu latéral: Livraison > Facturable .

Note

Vous devez avoir le module livraison actif pour accèder à ces fonctions.

Le bouton Facturer se trouve en bas à droite des bons de livraison à l'étape Livrée du Workflow.

La facturation se déroule de la même manière que pour le bon de commande.

Important

Pour une même commande, vous ne pouvez facturer à la fois par le bon de commande et le bon de livraison. Dès que vous facturer une partie de la commande via le bon de livraison, celle-ci n'est plus facturable directement. Vous devez donc facturer le reste de la commande en éditant des bons de livraison et en les facturant.

Lorsque Foboc détecte que l'intégralité d'une commande est facturée via les bons de livraison, la commande est basculée dans l'étape Facturée automatiquement.