Facturation Automatique
Votre solution Fobco peut se charger de créer automatiquement vos factures dès que vos documents remplissent les critères définis.
Les factures sont générées tous les soirs selon les paramètres définis dans les réglages et dans la fiche client.
Cette notice a pour but de vous expliquer comment mettre en œuvre la facturation automatique sur votre système FOBCO.
Comme tout traitement automatisé, vous devez vérifier le bon résultat du traitement.
Note
Ce dispositif sera disponible à partir de la version 1.160923 qui est planifiée pour le 23 septembre 2016.
Principe de fonctionnement
Le traitement de facturation automatique démarre à partir de 21h30, tous les jours ouvrés de l’année.
Le traitement va s’appliquer à toutes les commandes dans l’état Livrée. Ne sont donc pas concerné par cet automatisme les commandes partiellement livrées.
Pour déterminer si une commande peut être facturée automatiquement, le traitement utilise les réglages de catégorie qui s’appliquent au client du document.
Si la catégorie du client autorise la facturation automatique, le traitement vérifie les conditions de facturation présentes dans la fiche client, section Données comptables (facturation quotidienne, hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle) et détermine, pour chaque document, si ces conditions sont remplies.
Si toutes les conditions sont remplies, le traitement crée la facture correspondante à la commande, et si le réglage client l’autorise, la regroupe avec d’éventuelles commandes du même client en attente de facturation.
Schéma de fonctionnement
Réglages des dates de facturation.
Il y a type de fréquences de facturation: quotidienne (au fil de l'eau) et à intervalle régulier (hebdomadaire, mensuelle, ...)
Pour les facturations à intervalle régulier, vous pouvez modifier certaines options depuis les Réglages Système, section Facturation.
Vous avez accès aux options suivantes:
Section Paramètres
- Facturation hors jours ouvrés: Jours ouvrés: du lundi au vendredi.
- Facturation mensuelle - 1 facture par mois: Date du jour de facturation, par défaut, le dernier jour ouvré du mois.
- Facturation bimensuelle - 2 factures par mois: idem Facturation mensuelle
Section Gestion des factures
- Calcul de l'échéance: choisir si le délai de paiement démarre le jour de livraison ou à la date de facturation.
Réglages des Catégories de client
Les catégories de client sont accessibles depuis le menu latéral: Portefeuille > Catégories.
Information
Les catégories vous permettent de classer vos clients, et d'affecter des réglages types à chaque catégorie. Des rapports sont aussi disponibles par catégories.
Dans la liste des catégories présentes dans votre système, vous pouvez accéder aux réglages de la catégorie via l’icône présent à droite du tableau.
Les réglages concernant la facturation automatique sont situés en bas de la page, dans la section Automatisations
Le réglage concerné par cette notice est Création automatique des factures.
Note
La validation automatique des commandes permet de valider automatiquement les commandes reçues par votre site e-Commerce ou à partir d’un devis. Les réglages sont accessibles dans le sous-menu Commandes des Réglages Système.
Réglages des paramètres de facturation dans la fiche client
Consulter la rubrique sur les paramètres de facturation de la section Données comptables pour en savoir plus.
Remarque
Il est possible d’exclure un client spécifique des automatismes de sa catégorie, pour cela, il faut activer l’option Exclure des automatismes dans la section Données comptables de la fiche client.